ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА: ВІДПОВІДІ НА АКТУАЛЬНІ ЗАПИТАННЯ
Електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперової трудової книжки, який містить відомості щодо набутого працівником стажу, а також записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Тобто все як і в паперовій трудовій книжці.
ПЕРЕВАГИ ЕЛЕКТРОННОЇ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ НАД ПАПЕРОВОЮ
Електронний сервіс націлений на удосконалення обліку трудової діяльності українців, зменшення паперового документообігу, спрощення доступу до інформації про набутий стаж.
Запровадження цього документа полегшить життя майбутнім пенсіонерам: електронна трудова книжка дасть можливість, при досягненні людиною пенсійного віку призначати їй пенсію автоматично, позбавить необхідності особисто відвідувати органи Пенсійного фонду України.
Вкрай необхідно вже сьогодні подбати про майбутніх пенсіонерів, зберегти дані про трудовий стаж в одному Реєстрі, щоб у майбутньому спростити громадянам процес збирання документів для призначення пенсії та зменшити негативні наслідки втрати паперових документів, їх фізичного пошкодження чи знищення.
ЧОМУ ВАЖЛИВО ВЖЕ ЗАРАЗ ПОДБАТИ ПРО ОЦИФРУВАННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ?
Паперова трудова книжка відходить у минуле, отож кожному необхідно подбати про її цифровий аналог – електронну трудову книжку. Більша частина відведеного законодавством перехідного періоду, який завершується 10 червня 2026 року, уже спливла, тому зволікати з оцифрування трудових книжок не варто.
Облік трудової діяльності в електронній формі дозволяє мінімізувати ризик втрати чи пошкодження документів, накопичувати, зберігати та використовувати інформацію про набутий стаж роботи, освіту, кваліфікацію. Така інформація знадобиться під час укладання трудового договору, призначення пенсій, отримання державних послуг у режимі онлайн - без черг та зайвих паперів.
ЯК ОЦИФРУВАТИ ПАПЕРОВУ ТРУДОВУ КНИЖКУ?
ЗАСТРАХОВАНІЙ ОСОБІ
Дистанційно:
- Увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України https://portal.pfu.gov.ua/ за допомогою КЕП.
У розділі «Комунікації з ПФУ» особистого електронного кабінету обрати сервіс «Відомості про трудові відносини».
- Завантажити скановані файли трудової книжки, натиснувши кнопку «Додати файл». Після завантаження надати згоду на обробку персональних даних, підписати кваліфікованим електронним підписом (КЕП) та відправити до ПФУ.
Після оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України наданих сканкопій документів користувач в особистому кабінеті отримає повідомлення щодо стану обробки електронного звернення (розділ «Мої звернення») та зможе переглянути результат переведення паперової трудової книжки в електронну в закладці «Відцифрована ЕТК».
За особистим зверненням:
Пенсійним фондом України забезпечені умови для подання застрахованою особою звернення щодо оцифрування паперової трудової книжки через сервісні центри Пенсійного фонду України з можливістю додавання сканкопій документів про стаж. Це особливо актуально для тих, хто ще не встиг отримати КЕП, але бажає своєчасно оцифрувати документи про свою трудову діяльність.
СТРАХУВАЛЬНИКУ
- У розділі «Комунікації з ПФУ» електронного кабінету страхувальника обрати сервіс «Відомості про трудові відносини робітника».
- Заповнити форму звернення – РНОКПП та ПІБ особи – натиснути кнопку «Пошук».
- Завантажити скановані файли трудової книжки, натиснувши кнопку «Додати файл», підписати КЕП та надіслати до ПФУ.
Результати оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України наданих сканкопій документів страхувальник може переглянути в першому розділі в закладці «Відомості про трудові відносини», вказавши в меню пошуку РНОКПП працівника чи період надсилання трудової книжки.
СКАНОВАНІ КОПІЇ ЯКИХ ДОКУМЕНТІВ, ОКРІМ ПАПЕРОВОЇ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ, ПОТРІБНО НАДАВАТИ?
До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, які впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток, трудові договори, довідки про періоди роботи за відсутності трудової книжки.
Наприклад, до 01.01.2004 до трудового стажу враховується навчання у закладах вищої освіти на денній формі, тому потрібно подати скановану копію диплома.
СКАНКОПІЇ ЯКИХ ДОКУМЕНТІВ МАЄ ПОДАВАТИ ФІЗИЧНА ОСОБА-ПІДПРИЄМЕЦЬ?
Щодо власної підприємницької діяльності жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. Рекомендовано ФОП подати через персональний кабінет сканкопії Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП або довідку з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.
ДЕ ПЕРЕГЛЯНУТИ ЕЛЕКТРОННУ ТРУДОВУ КНИЖКУ?
- Увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України https://portal.pfu.gov.ua/ за допомогою КЕП або авторизуватись засобами інтегрованої системи електронної ідентифікації ID.GOV.UA (ідентифікація за BankID або за MobileID) чи через Дія.Підпис.
- У лівому боковому меню обрати пункт «Електронна трудова книжка».
- Натиснути кнопку «Дані ЕТК».
- Обрати вкладку «Відцифрована ЕТК».
Перевірити результат оцифрування відомостей про трудові відносини відповідно до наданих сканованих копій документів.
Зверніть увагу! У вкладці «Відцифрована ЕТК» переглянути результат оцифрування та звірити свій страховий стаж із записами в електронній трудовій книжці можна у випадку, якщо особою або її страхувальником подано на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України скановані копії документів про трудову діяльність за період до 01.01.2004.
Також доступ до електронної трудової книжки забезпечено за допомогою мобільного застосунку «Пенсійний фонд».
ДЕ ПЕРЕГЛЯНУТИ ЗАГАЛЬНИЙ СТРАХОВИЙ СТАЖ ПІСЛЯ ОЦИФРУВАННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ?
Законодавством визначено, що страховий стаж – це період, протягом якого особа підлягає загальнообов'язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
З 01.01.2004 страховий стаж обчислюється за даними персоніфікованого обліку, а за періоди до набрання чинності Законом України "Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” №1058 від 09.07.2003 – на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, яке діяло раніше (підстава – трудова книжка або інші документи, які підтверджують періоди роботи, навчання, військової служби, догляду за дитиною та інші).
Страховий стаж, набутий до 01.01.2004, підтверджується трудовою книжкою та документами, визначеними Постановою КМУ від 12.08.1993 №637 “Про затвердження Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній”. Інформація щодо наявного страхового стажу відображається в реквізиті “Загальний страховий стаж” закладки “Страхові дані, наявні в РЗО” головної сторінки профілю користувача вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду України. Пункт “Загальний страховий стаж” транслює підсумок загального страхового стажу, який розраховується автоматично відповідно до вимог Закону України №1058 :
- з 01.01.2004 обчислюється за даними, що містяться в персональній обліковій картці реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового соціального страхування;
- до 01.01.2004 - за результатами оцифрування трудової книжки та інших документів про стаж.
В довідці за формою “Витяг з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування” (Витяг з РЗО), яку можна сформувати в особистому електронному кабінеті - розділ “Комунікації з ПФУ” - сервіс “Запит на отримання електронних документів”, доступна детальна інформація щодо набутого особою стажу у розрізі місяців за періоди до та після 01.01.2004.
ЧИ МАЄ ДОСТУП РОБОТОДАВЕЦЬ ДО ЕЛЕКТРОННОЇ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ СВОГО ПРАЦІВНИКА?
Страхувальник отримає доступ до електронної трудової книжки у вигляді Витягу з ЕТК «Відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб».
Для цього працівник у власному електронному кабінеті повинен надати доступ страхувальнику для формування Витягу з ЕТК, вказавши у вкладці «Доступ до ЕТК» код ЄДРПОУ свого роботодавця.
Як працедавець на працівника (якщо таким було надано доступ), так і застрахована особа самостійно можуть сформувати Витяг з ЕТК в електронному кабінеті у вкладці «Запит на отримання електронних документів» розділу «Комунікації з ПФУ».
ПРИЧИНИ СКАСУВАННЯ ЗВЕРНЕНЬ З ОЦИФРУВАННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК
Процедура повного завершення оцифрування трудової книжки після подання заявником сканкопії документа підтверджується статусом звернення щодо стану його опрацювання.
Перевірити стан опрацювання документів про трудову діяльність можна на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Якщо скановану копію документа надсилав роботодавець, то стан опрацювання звернення можна побачити у кабінеті страхувальника в розділі «Звернення» (відображено всі звернення роботодавця щодо кожного працівника із відображенням статусу обробки) та застрахованій особі — в особистому кабінеті користувача в розділі «Мої звернення».
Якщо скановану копію документа надсилала застрахована особа, то стан опрацювання звернення можна побачити в особистому кабінеті користувача в розділі «Мої звернення».
Статус звернення «Виконано» свідчить, що сканкопії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано.
Статус звернення «Скасовано виконання» означає, що звернення містить певні помилки, не опрацьовано та потребує повторного подання (опис причини скасування вказано в реквізиті «Повідомлення»).
Інші статуси означають, що звернення перебувають в стані опрацювання фахівцями Пенсійного фонду.
Основними причинами скасування звернень з оцифрування трудових книжок є помилки, які допускають користувачі вебпорталу.
Виконання звернення скасовується в разі:
1. В електронній формі звернення на вебпорталі ПФУ в даних особи наявні помилки.
2. Скановані копії документів не належать заявнику.
3. Скановані копії документів зроблені не з оригіналів документів або в чорно-білому форматі.
4. Скановані копії документів відскановані неналежним чином (обрізані дати, номери наказів тощо).
5. Відсутня сканкопія титульної сторінки трудової книжки.
6. Наявне порушення вимог до оформлення трудової книжки, викладених в «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників», затвердженій наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29.07.1993 за№58 (розділ 2. «Заповнення трудових книжок»).
ЯК ПРАЦЮЄ ОПЦІЯ «КОРИСТУВАЧІ КАБІНЕТУ СТРАХУВАЛЬНИКА» В КАБІНЕТІ СТРАХУВАЛЬНИКА?
Роботодавці можуть залучати до роботи спеціалістів кадрової служби. Опція активується в пункті меню «Користувачі кабінету страхувальника» і дозволяє страхувальнику надати доступ кадровикам до роботи в своєму електронному кабінеті.
Для перегляду, впорядкування, доповнення чи внесення даних, які стосуються трудових відносин, спеціаліст відділу кадрів має увійти до кабінету страхувальника за допомогою посадового КЕП, який містить його РНОКПП та код за ЄДРПОУ страхувальника. Щоб внести корективи до раніше поданих відомостей, кадровик має сформувати відповідне звернення, підписати власним КЕП і надіслати на опрацювання до Пенсійного фонду України.
ЯК ПРИ ПРИЙОМІ НА РОБОТУ ПОКАЗАТИ РОБОТОДАВЦЮ МОЮ ОЦИФРОВАНУ ТРУДОВУ КНИЖКУ?
Роботодавець може бачити електронну трудову книжку (ЕТК) застрахованої особи в особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду у випадку, коли застрахована особа перебуває з ним у трудових відносинах.
Якщо ж застрахована особа не перебуває з роботодавцем у трудових відносинах, то роботодавець може бачити її документи у випадку, коли застрахована особа в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду створила запис щодо надання згоди на отримання ЕТК роботодавцем.
Для формування переліку роботодавців, яким застрахована особа надає згоду на отримання ЕТК, в пункті меню «Доступ до ЕТК» потрібно скористатись функцією «Додати», в якій відкривається екранна форма. У цій формі код за ЄДРПОУ необхідно ввести вручну, а назва страхувальника автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників.
МОЯ ТРУДОВА КНИЖКА ВЖЕ ОЦИФРОВАНА, АЛЕ У 2001 - 2003 РОКАХ Я НАВЧАЛАСЯ В ТЕХНІКУМІ ТА У 2002 РОЦІ НАРОДИЛА ДИТИНУ. ЗАПИСІВ ПРО НАВЧАННЯ І ПРО ПЕРІОД ДОГЛЯДУ ЗА ДИТИНОЮ У ТРУДОВІЙ КНИЖЦІ НЕМАЄ. ЧИ ПОТРІБНО МЕНІ ДОДАТИ ДОКУМЕНТИ І ЯКІ?
Періоди трудової діяльності до 01.01.2004 зараховуються до страхового стажу згідно із Законом України «Про пенсійне забезпечення» на підставі записів у трудовій книжці та інших документів. Тож для зарахування до трудового стажу років навчання і часу догляду за дитиною вам необхідно додати скановані копії документів про освіту і свідоцтво про народження дитини.
Після перевірки та опрацювання Пенсійним фондом України даних та внесення їх до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування нові періоди додадуться до електронного варіанта трудової книжки. Результат оцифрування можна переглянути у вкладці «Відцифрована ЕТК».
В ТРУДОВІЙ КНИЖЦІ ЗАЗНАЧЕНЕ ДІВОЧЕ ПРІЗВИЩЕ. ЯК ЗМІНИТИ ЗАПИС?
Якщо у трудовій книжці виявлено неправильне написання прізвища, виправити ці дані може роботодавець, у якого ви працюєте зараз.
Колишнє прізвище має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове.
При цьому на внутрішньому боці обкладинки обов'язково вказати інформацію про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом відповідальної особи та печаткою (за наявності).
Якщо ви наразі не працюєте, для виправлення запису можна звернутися на підприємство, де такий запис було зроблено. Якщо підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.
Довідково. Трудова книжка є основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження персоніфікованого обліку у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування. З 1 січня 2004 року інформація про страховий стаж зараховується лише за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
ШАНОВНІ РОБОТОДАВЦІ!
Нагадуємо, що з 10 червня 2021 року облік трудової діяльності працівника ведеться в електронній формі, а оцифрування трудових книжок завершується 10 червня 2026 року.
Роботодавці зобов’язані відсканувати паперові трудові книжки працівників, які перебувають у них на зберіганні, та відправити скановані копії через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua) на оцифрування.
Відомості про трудову діяльність працівника зберігатимуться в електронному вигляді в складі персональної облікової картки застрахованої особи у Реєстрі застрахованих осіб, який веде Пенсійний фонд України. Пенсійний фонд гарантує захищеність персональних даних застрахованих осіб.
З метою обліку трудової діяльності застрахованих осіб страхувальник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України подає відомості про працівника щодо:
• переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду чи роботу;
• звільнення, поновлення на роботі, призупинення/відновлення дії трудового договору;
• присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії;
• складання присяги;
• стажування, навчання;
• належності або неналежності осіб, які працюють, забезпечують себе роботою самостійно або навчаються, до членів професійних спілок;
• інші відомості.
Вказані відомості подаються через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у разі їх відсутності в реєстрі застрахованих осіб, а також у разі їх зміни або уточнення.
Відомості до реєстру застрахованих осіб надходять з Додатку 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» об’єднаної звітності ПДФО з єдиним внеском (Податковий розрахунок).
Отже, відомості про трудову діяльність працівника, які не відображені в Додатку 5 Податкового розрахунку або зазнали змін з 10.06.2021 року, необхідно подавати через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
Подбайте, аби трудові книжки ваших працівників були вчасно оцифровані, інформація про їх трудову діяльність актуальна та завжди їм доступна!
ШАНОВНІ КРАЯНИ!
Громадяни, які наразі не перебувають у трудових відносинах з роботодавцями, повинні відсканувати свою трудову книжку та відправити скановану копію через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України або особисто подати паперову трудову книжку на оцифрування в сервісному центрі Пенсійного фонду України.
Громадяни, які працюють, повинні проконтролювати, щоб роботодавець подав їхню трудову книжку до Пенсійного фонду України на оцифрування. Для цього зверніться до свого роботодавця, у кадрову службу чи бухгалтерію, особисто перевірте наявність вашої електронної трудової книжки в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Подбайте, аби інформація про вашу трудову діяльність була вчасно оцифрована і ви мали б можливість у будь-який час перевірити свій страховий стаж, контролювати зміни, які вносить роботодавець у вашу е-трудову! Це особливо важливо для тих, хто вже готується до виходу на пенсію.
